Glauben oder Wissen – Projektmanagement in Zeiten der Plattform

Projektmanagement braucht gute DatenDass solides Projektmanagement eine der schwierigsten Aufgaben insbesondere für langfristige Projekte ist, zeigt sich nicht nur an politisch und gesellschaftlich viel diskutierten öffentlichen Bauprojekten, sondern oft auch in firmeninternen Entwicklungs- und Changeprojekten. Von außen betrachtet ist es oft unverständlich, warum einige Projekte auf so dramatische Probleme stoßen, die niemand rechtzeitig kommen sah. Erfahrene Projektmanager dagegen kennen die Fallstricke, denn oft sind es die fehlenden oder nicht akkuraten Daten und Prognosen, die zunächst harmlos scheinende Projekte in echte Minenfelder verwandeln können.

Üblicherweise wird je nach Projekt zumeist versucht die aktuellen und vergangenen Verhältnisse zu analysieren und Prognosen für den Projektverlauf bis zum Endergebnis zu erstellen. Das wiederum bedeutet: Je besser die aktuellen und vergangenen Daten, desto besser wird auch die Vorhersage bzw. das rechtzeitige Erkennen von Trends. Mit der steigenden Flexibilität, die von Unternehmen verlangt wird, und den raschen Veränderungen der Märkte wird es nun allerdings zu einer großen Herausforderung, lang laufende Projekte jederzeit in der Spur zu halten und den immer rascher wechselnden Anforderungen anzupassen.

Viele Daten, die man für eine verlässliche Vorhersage benötigt, sind nicht objektiv messbar, nicht vorhanden oder so grob, dass zweifelhaft ist, ob sie positiv zur Qualität der Vorhersage beitragen. Zudem sind die Daten nicht selten in vielen unterschiedlichen Systemen verstreut, so dass alleine das Zusammenfügen der Daten eine Herausforderung darstellt. Auch haben die Daten häufig nicht kompatible Formate, unterschiedliche Bezugsgrößen oder Einheiten. Wenn dazu die Erhebung selbst schwierig ist oder die Rahmenbedingungen sich ändern, werden die Prognosemöglichkeiten schlicht ungenauer und das Risiko für das Projekt steigt.

Damit wird dann auch der nächste Schritt, bei dem die vorhandenen Daten bewertet und auf die neue Projektplanung angepasst werden, nicht einfacher. Die Antworten auf Fragen wie „wie viel Zeit-, Ressourcen- oder Kostenpuffer sind notwendig?“ lassen sich nicht mehr eng genug fassen. Der Schätzrahmen wird größer. Das kann dazu führen, dass ein lukratives Entwicklungsprojekt gar nicht begonnen wird, weil man Aufwand und Kosten überschätzt werden, oder, wie in einigen prominenten Beispielen, Kosten und Zeitrahmen gesprengt werden. Die Kriterien der Einflussfaktoren und der Entwicklungsprojekte ändern sich in unseren modernen Zeiten sehr schnell, eine statische Planung kann diese Veränderungen nicht nachvollziehen, so dass oft erst sehr spät bemerkt wird, wenn die Projekte aus dem Ruder laufen.

Ein weiteres Problem: Der letzte Schritt, die eigentliche Zeit- und Ressourcenplanung, findet noch allzu oft in Tabellenprogrammen statt. Informationen bleiben dabei häufig hängen, werden nicht im Plan berücksichtigt oder versickern auf dem Weg zum Empfänger. Zudem werden Projektpläne auch heute noch oft ausgedruckt und aufgehängt, jede kleine Änderung führt zu Umplanungen im Gesamtkonzept und dazu, dass alle veröffentlichten Pläne veraltet sind und nachgepflegt werden müssen. Geschieht dies nicht, oder nicht an allen Stellen, verliert man schnell die Übersicht, was gerade die aktuelle Version ist.

Was also ist notwendig, um die Planung der Zukunft so exakt wie möglich zu machen?

Unternehmen die Transparenz in die Verfügbarkeit ihrer Basisdaten bringen liegen vorn. Und dazu eignet sich kaum ein Instrument so gut wie eine IT-Plattform, die möglichst viele Rollen und Funktionen einbinden kann. Die Daten sind dann in allgemein verständlichen Formaten vorhanden, als Datenbasis, nicht als Datei. Denn nur so kann die Aktualität gewährleistet werden. Idealerweise werden Daten aus externen Quellen integriert und stehen dann ebenso nahtlos zur Verfügung. Die 3DEXPERIENCE Plattform von Dassault Systèmes bietet Nutzern diese Möglichkeiten.

Die richtige Methode zur Analyse der Daten wählen. Die Datenmengen sind heute schon groß, in der Zukunft und dank der Plattformen – in der keine Daten mehr unzugänglich sind oder verschwinden – werden sie noch exponentiell steigen. Gab eine langjährige Erfahrung dem Projektmanager früher noch die Möglichkeit, die Datenmengen so zu konsolidieren und zu strukturieren, dass er sinnvolle Voraussagen machen konnte, gilt dies heute nicht mehr. Die 3DEXPERIENCE bietet mit NETVIBES und EXALEAD Instrumente, die auf Basis von Datenanalysen die Informationen in Dashboards so aufbereitet, dass der Projektplaner die richtigen Schlüsse ziehen kann. Da die Daten online zur Verfügung stehen, lassen sich stets aktuelle Wenn-Dann-Analysen durchführen.

Die Kommunikation visueller werden lassen. Die erhobenen Daten und Planungen lassen sich mit den Instrumenten der 3DEXPERIENCE sehr gut visuell darstellen, so wird es für die Beteiligten einfacher, die relevanten Informationen rasch zu beziehen, zudem sind die Daten für alle sofort verfügbar, alle Projektbeteiligten schauen auf das gleiche. Auch individuelle Ansichten auf einen einzigen, integrierten Datenpool (Single Source of Truth) können erzeugt werden. Denn die sofortige Sichtbarkeit und Erfassbarkeit sich ändernder Rahmenbedingungen wird in Zukunft eine immer tragendere Rolle spielen.

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Sabine Grieve

Sabine Grieve betreut im Team von Dassault Systèmes den Bereich Marketing für die Branchen Maschinen- und Anlagenbau sowie High Tech. Sabine bloggt über Themen wie Industrie 4.0, das Internet der Dinge, smarte Vernetzung und digitale Fabrik.
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