Digitales Labormanagement

Ganz ohne Papier geht es in vielen Laboren noch nichtOb chemische Industrie, Pharmaindustrie oder Lebensmitteltechnologie, der erste Gedanke an ein Labor ist bei vielen Menschen mit Reinräumen, aufgeräumt-leer anmutenden, technischen Umgebungen verknüpft. Und natürlich haben Computer, Maschinen und Analysegeräte viele manuelle Tätigkeiten abgelöst. Allerdings zieht sich dieses Bild nicht nahtlos durch alle Labore, denn viele Prozesse sind – und das sogar in einer Vielzahl von Laboren – nach wie vor papierbasiert. Laborbücher zur Dokumentation werden tatsächlich häufig noch handschriftlich in Kladden geführt und Vorschriften liegen auf Papier ausgedruckt auf Laborbänken.

Insbesondere in Wissenschaft und Lehre ist der Inhalt der Dokumentationen in Laboren essenziell, um Beobachtungen und Ergebnisse fest zu halten und zu teilen, die Papierform allerdings ist suboptimal. Auch wenn Papier keine Schnittstellen benötigt, man die Informationen darauf einfach einsehen kann und die Papierdokumentation hochgradig transportabel ist, der Königsweg sieht anders aus.

Das Teilen von Information gestaltet sich schwierig, wenn Personen physisch nicht anwesend sind, das Laborjournal weg geschlossen ist oder die Handschrift nicht leserlich ist (man denke an die „Doktorhandschrift“). Die Weiterverwendung von Information auf Papier erfordert manuelle Schritte, die naturgemäß zeitintensiv und fehlerbehaftet sein können. Und die Integration von Messergebnissen in ein Papierjournal erinnert oftmals mehr an Bastelstunden im Kindergarten als an wissenschaftliche Arbeit.

Das Aufkommen wirklich integrierter Unternehmenssoftware und vor allem die breite Verfügbarkeit leistungsstarker Mobilgeräte macht digitale Prozesse zudem immer dringlicher, wenn man am Puls der Zeit bleiben möchte. Das moderne Labor muss mit dem Rest des Unternehmens oder auch der modernen Forschungseinrichtung mitziehen, spätestens, wenn es um die Einbindung der Labordaten in integrierte Systeme geht.

digitale Dokumentation im Labor

Der Umstieg auf das papierlose Labor lohnt sich in jedem Fall. Ein fünf-Punkte Plädoyer für das papierlose Labor liest sich damit wie folgt:

1.: Digitale Prozesse bringen Effizienz

Informationen auf Papier und in Ordnern sind gefangen, was so viel heißt wie, sie stehen nicht allgemein zur Verfügung. Hochschulen sind ein gutes Beispiel: Hier ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass langfristige Forschungsvorhaben durch mehrere Studentengenerationen absolviert werden. Jeder Nachfolger muss dann die – hoffentlich auffindbaren – Laborbücher seiner Vorgänger durcharbeiten, um auf dem aktuellen Stand zu sein. Diese Arbeit bleibt ihm zwar auch nicht erspart, wenn das Forschungsvorhaben digital dokumentiert ist. Doch die feste Struktur eines digitalen Laborbuchs macht es wesentlich einfacher, die Vorgänge nachzuvollziehen, zudem sind die Vorgänge sinnvoll sortiert und aufbereitet und sind elektronisch such- und auffindbar. Es entfällt das zeitraubende und frustrierende Durchsuchen von Laborbüchern und das Sortieren der Aufzeichnungen auf Papier. Auch die Datenerfassung wird bedeutend vereinfacht. Die Integration von Instrumenten über die Plattform erlaubt den automatischen Transfer der Ergebnisse in das elektronische Laborjournal, der aufwändige manuelle Datentransfer wird vermieden. Das Labor wird optimierter und schlanker.

2.: Digitale Prozesse bringen Kostenreduktion

Papier ist teuer, Ausdrucken kostet Geld, die Lagerung von Dokumenten ist nicht nur kostenintensiv, sondern stellt auch Risiken dar (mehr als einmal sind Papierarchive abgebrannt). Natürlich kosten auch digitale Lösungen Geld, aber digitale Lösungen mit Datenvorhaltung in der Cloud sind auf lange Sicht preiswerter und sicherer. Der Übergang zu einer digitalen Lösung sollte daher als Investition gesehen werden – als Investition in Kostenvermeidung, in Umweltschutz und in den Schutz der Firmendaten. Denn, übergreifende digitale Plattformen stellen nicht nur die unmittelbar mit den Aufgaben zusammenhängenden Informationen schnell und somit kostensparend zur Verfügung, sondern sie reichen auch weit über das elektronische Laborjournal hinaus, da auch Materialbestände für Laborchemikalien und Hilfsmittel und deren Lagerorte erfasst werden können. Überflüssige Bestellungen und Bestandsengpässe werden vermieden, der Bedarf lässt sich einfacher, nachhaltiger, präziser und aktueller als in papiergetriebenen Bestellprozessen verwalten.

3.: Digitale Prozesse bringen mehr Platz

Im digitalen Labor sind Papierstapel überflüssig. Und das ist gut so, denn in den zumeist engen Labors wird der Platz für experimentelles und analytisches Arbeiten benötigt. Ausgedruckte Arbeitsanweisungen, Laborkladden und Notizen sind oft nicht nur im Weg, sondern stellen vor allem in sterilen Umgebungen ein Problem dar. Eine moderne Laborlandschaft mit mobilen Endgeräten verbessert die Arbeitsbedingungen drastisch. Mit einer digitalen Datenerfassung in einem zentralisierten System werden Lager für Dokumente überflüssig und man erspart sich damit den Bau und Unterhalt von speziellen klimatisierten Lagerräumen.

4.: Digitale Prozesse bringen Sicherheit

Was man im ersten Moment im Hinblick auf das praktische Kopieren und transportieren von Papierdokumenten als angenehm empfinden mag, hat den gleichen Nachteil wie das Speichern in losgelösten Einzeldateien, denn jeder Ausdruck ist nahezu mit seinem Entstehen schon veraltet. Das Fehlerpotential steigt, da Unsicherheit über den aktuellen Datenstand zum Alltag gehört und das Arbeiten in Silos die Übertragungsfehler praktisch automatisch mit sich bringt. Digitale Informationen, die in einer Datenbank gesammelt und strukturiert sind, ergeben eine „Single Source of Truth“. Diese universelle Datenquelle sorgt dafür, dass stets aktuelle Daten für die Nutzergruppen verfügbar sind. Übergreifende Plattformen sichern somit den aktuellen Datenstand und die Änderungen und erlauben darüber hinaus eine präzise und sichere Zugriffsregelung.

5.: Digitale Prozesse bringen Synergie

Im Laufe von Laborprozessen und Entwicklungsprojekten oder auch der alltäglichen Arbeit finden sich Vereinfachungen, Abkürzungen und Nischenprozesslösungen, die den Laboralltag erleichtern. Diese sind aber häufig nicht allgemein verfügbar, insbesondere dann nicht, wenn die Labore nicht an einem Ort stehen, sondern über mehrere Standorte verteilt sind. Im digitalen Prozess lassen sich solche Schritte transparent und offen zugänglich dokumentieren, Wissen kann einfach geteilt und von anderen Forschern genutzt werden. Das ist besonders dann wertvoll, wenn Probleme außerhalb des Standards auftreten und zuvor erarbeitete Lösungen an eigene Herausforderungen angepasst werden können. Zudem kann so ein Ideenpool oder „Innovation-Shelf“ entstehen.

Um diese Vorteile nutzen zu können, muss eine Laborsoftware alle Bereiche abdecken können, die im Workflow relevant sind. Sie muss sich in den Arbeitsablauf einpassen, sich effizient bedienen lassen und idealerweise Teil einer übergreifenden Plattform sein. Eine Lösung, die diese Bedingungen erfüllt, steigert die Effizienz, die Innovationskraft und auch die Motivation der Mitarbeiter im Labor.

Daniela Jansen

Dr. Daniela Jansen ist Director Solution Marketing bei Dassault Systèmes für die Marke BIOVIA. Sie hatte verschiedene Positionen in Marketing, Vertrieb und Business Development inne und Erfahrung in Life Sciences, Laborprozessen und Laborinformatik und in Behördlicher Compliance, Qualität und Operational Excellence. Heute ist verantwortlich für die Entwicklung und Kommunikation der strategischen Positionierung und des Kundennutzens der Lösungen und Produkte von BIOVIA.